Vad är Lean? – Lean i välfärdssektorn.

Lean har sin början hos Toyota där metoden utvecklades av Shigeo Shingo, Taiichi Ohno och Kiichiro Toyoda under 1930-talet och på allvar fick fäste efter andra världskriget.  

Lean är en kombination av grundläggande värderingar och praktiskt utförande.

Inom välfärdsektorn i Sverige är det många som förknippar Lean med några få ord såsom flödescheman och tidsåtgång, vilket inte bara är en grov förenkling, men som dessutom ofta i praksis resulterar i ett fullständigt missförstånd, som inte har det minsta med Lean att göra.

Lean börjar med de grundläggande värderingarna, – utan dem är det inte Lean.

En organisation som bygger sin verksamhet i enlighet med Lean respekterar sina kunder och sina anställda och bygger ömsesidigt förtroende. Under begreppet Kaizen finner vi t ex. önskan om ständig förbättring, att hela tiden utvärdera processen utifrån ett antagande om att ingenting någonsin är helt prefekt och att sättet att bli bättre på är att lyssna på kunderna och ge varje anställd befogenhet att ändra i sina egna roller – alltså en tillitsbaserad människo- och ledningssyn. Genchi Genbutsu betyder ”gå och titta” och innebär en faktabaserad tillgång där beslut fattas och mål sätts utifrån det man fått reda på genom att gå till källan och belysa fakta.

Jep, ovanstående låter som en kombination av reglerna om systematiskt kvalitetsarbete, vetenskaplig grund och beprövad erfarenhet samt att styra och leda med tillit 🙂

Lean är alltså INTE att väga blöjor på äldreboenden.

Det de flesta antagligen har sett är någon form av de fem principerna på en bild såsom den här:

Om vi ska exemplificera utifrån en organisation inom välfärdssektorn så kan vi ta grundskolan, en del av sektorn som de flesta av oss vid något tillfälle, i någon roll, bekantat oss med.

I skolan är produkten utbildningen. Kunderna är eleverna, vårdnadshavarna och du och jag – samhället. Först ska vi då utgå ifrån de grundläggande värderingarna, det betyder att lyssna in vad kunderna vill ha ut av produkten och hur de anställda anser att detta bäst sker utifrån fakta dvs vetenskap och berövad erfarenhet.

Att få fram den bästa produkten (utbildningen), den bästa kundupplevelsen,  på det mest tidseffektiva sättet är alltså målet och det är detta som flödescheman handlar om. Flödescheman handlar om att få bort så många onödiga detaljer i vardagsarbetet som möjligt och säkerställa att produktionnen av produkten flyter fram så gnidningslöst som möjligt.

När utbildning är produkten så är det utbildningen som ska prioriteras. Detta kan synas självklart, men i många skolor är det inte så. Otaliga är de lärare som av sina huvudmän tvingas lägga orimlig och meningslös tid på annat, t.ex att kontrollera hur eleverna är klädda eller om de har pennor med sig. Tid som går från produktionen av produkten (utbildningen) och som på inget sätt gagnar kunderna. Kunderna, de elever som har ”rätt kläder” och pennor med sig får ingenting ut av produkten (utbildningen) när produkten får stå i skuggan och vänta på meningslösa produktionsstopp och du och jag – samhället får inte heller den produkt vi betalat för.

I en Leanbaserad organisation så ser man alltså på hur man kan reducera tidsspill och ha ett flöde, med så få stopp som möjligt i produktionen. I ovannämnda exempel skulle det kunna innebära att de anställda helt tilläts att sluta reglera elevernas kläder och att skolan inhandlade tillräckligt många blyertspennor för att kunna dela ut till alla elever vid början av varje klass.  Lärare tar inte en treårig högskoleutbildning för att vara kontrollanter av meningslösa ting.